|
Kirjoittaja
|
Festareiden järjestäminen, mitä huomioida?
|
|
Lassi Heiskanen
1695 viestiä
|
#1 kirjoitettu
21.08.2012 21:03
Eli, kuten ootte ehkä huomanneet, olin järjestämässä IhalempiRock-festareita tuohon parin viikon päähän. Homma lähti kuitenkin kasvamaan niin paljon, että aikataulu ei millään riitä ja sainkin kunnan mukaan touhuun, kunhan ne järjestetään vasta ensi vuonna. Eli, toimin pääorganisaattorina ensi vuonna järjestettävässä IhalempiRock-tapahtumassa, mikä budjetoidaan kunnan ensi vuoden budjettiin, eli saan sieltä "kaiken" tuen ja siitä tulee ns. kunnan vapaa-aikatoimen tapahtuma.
Koska päävastuu on kuitenkin mulla, ottaisin mielelläni vastaan (asiallisia) ehdotuksia, mitä kaikkea tulee huomioida, että kaikki menee kuten pitää. Ensi viikolla (ei vielä tarkkaa päivää tiedossa) on palaveri kunnan teknisen johtajan sekä vapaa-aikatoimen vaikuttajien kanssa, joten sillon olis hyvä olla mulla mahdollisimman paljon paitsi kysymyksiä, myös laskelmia ja vastauksia.
Laittakaa ehdotuksia, esittäkää kysymyksiä, sekä vapaata keskustelua!
Laitan tähän 2 kategoriaa (koska vielä ei olla päätetty kumpaan kuulutaan), mainitse ehdotuksessasi kumpaan ehdotuksesi kuuluu.
1. Ilmaistapahtuma
2. Maksullinen tapahtuma
Esimerkki 1.
1. Ilmaistapahtuma
Bajamajojen määrä täytyy laskea reilusti yläkanttiin.
Esimerkki 2.
2. Maksullinen tapahtuma
Laskekaa paljonko alueelle mahtuu väkeä, lippuja myyntiin sen verran.
Bajamajat, ruokapaikat, autopaikat sun muut mitoitetaan maksimikävijämäärän mukaan.
|
| ^ |
Vastaa
Lainaa
|
|
|
|
BVR
20337 viestiä
|
#2 kirjoitettu
21.08.2012 21:40
Kannattaa ottaa mallia taannoisesta Weekend Festivaalista ja sitten muutaman vuoden takaisesta Frostbitestä. Sit menee kaikki nappii.
|
| ^ |
Vastaa
Lainaa
|
|
Lassi Heiskanen
1695 viestiä
|
#3 kirjoitettu
21.08.2012 22:23
quafka kirjoitti:
(Ei ole festareiden järjestelystä kokemusta, joten menee mielikuvaharjoitteluksi. Tosin erilaista pienempää tapahtumanjärjestelyä ja vetovastuussa olemista on tullut tehtyä paljonkin.)
- Älä ole itse vastuussa kaikesta. Jaa vastuuta jo riittävän ajoissa, mutta valvo toki että hommat hoidetaan. Joku voi esimerkiksi olla päävastuussa äänentoistosta, toinen bändien asioista, kolmas liikennejärjestelyistä ja neljäs esimerkiksi järjestyksenvalvonnasta.
Totta, hyvä huomio. Tästä pitää tehdä oma lista, mihin kaikkiin tarvitaan vastuuhenkilö!
- Tee ajoissa budjetti ja pyydä kokeneempaa antamaan siitä armotonta kritiikkiä. Huomioi mm. sään vaikutus - festaripäivänä sataa kuitenkin. Tässä lisää aiheesta.
Budjetin laatiminen onkin hankala, nimittäin kunnan budjettiesitystä varten ei täydellistä budjettia ehditä tekemään, joten jos kunnan rahoitus ei riitä kaikkeen, tarvitaan sponsoreita. Ajattelin perustaa "voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen", olisiko se järkevää sponsoreiden saantia varten? (en usko että kukaan maksaa yksityiselle)
- Varabändit mietintään. Joku peruuttaa kuitenkin. Itse asiassa, oleta että jokainen kiinnitys peruuttaa.
Millä aikataululla tämä pitäisi toimia. Pitäisikö bändien olla valmiudessa vielä edellisenä päivänä, vaikkei niille makseta mitään? Sinänsä kyllä todella järkevä pointti!
- Panosta markkinointiin todella paljon. Jos ei ole kokemusta, etsi apuun joku joka osaa.
Markkinointiin onneksi auttaa se, että kunta lähti mukaan.. Uskon että juttua saadaan Kanta-Hämeen isoimpiin julkaisuihin. Toki markkinointia pitää tehdä myös muussa muodossa ja haluaisin festareista "kunnon flyerit", ettei ärrän seinään niitattu juliste näytä miltään nuorisotoimiston tapahtumalta, vaan oikean festarin ilmoitukselta..
- Vapaaehtoisia kannattaa käyttää. Yllättävän moni tulee festareille mielellään sekatyömieheksi, jos ilmaiseksi pääsee kuulemaan bändejä.
Vapaaehtoisia haetaan kokoajan ja tätäkin kautta saa ilmoittaa halukkuutensa!
|
| ^ |
Vastaa
Lainaa
|
|
Lassi Heiskanen
1695 viestiä
|
#4 kirjoitettu
21.08.2012 22:25
KorgTriton kirjoitti:
Järkkäreissä on jokin minimiraja per tietty määrä asiakkaita. Määristä en tiedä, mutta kamun pippalot aikoinaan tysähti tähän. Ainakin omien sanojensa mukaan.
Totta!
Tässä mielessä olis "helpompaa" järjestää maksullinen tapahtuma, koska kaikki voitaisiin mitoittaa maksimin mukaan. Mutta jos kyseessä on ilmaistapahtuma, niin millä määritetään se, paljonko väkeä voi enimmillään olla?
|
| ^ |
Vastaa
Lainaa
|
|
Sunt1o
aka Tuhma Pupu
3459 viestiä
Luottokäyttäjä
|
#5 kirjoitettu
21.08.2012 22:30
Lassi Heiskanen kirjoitti:
Budjetin laatiminen onkin hankala, nimittäin kunnan budjettiesitystä varten ei täydellistä budjettia ehditä tekemään, joten jos kunnan rahoitus ei riitä kaikkeen, tarvitaan sponsoreita. Ajattelin perustaa "voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen", olisiko se järkevää sponsoreiden saantia varten? (en usko että kukaan maksaa yksityiselle)
Kyllä ne jotkut voi maksaa yksityisellekkin. Mutta on tuo yhdistyshomma varmaan selkeämpi, joskin byrokraattisempi vaihtoehto.
Meinaatko hankkia sinne mitään ensiapusysteemiä? http://old.redcross.fi...
Varmaan riippuu tapahtuman koosta paljon kannattaako.
|
| ^ |
Vastaa
Lainaa
|
|
Lassi Heiskanen
1695 viestiä
|
#6 kirjoitettu
21.08.2012 22:31
Sunt1o kirjoitti:
Lassi Heiskanen kirjoitti:
Budjetin laatiminen onkin hankala, nimittäin kunnan budjettiesitystä varten ei täydellistä budjettia ehditä tekemään, joten jos kunnan rahoitus ei riitä kaikkeen, tarvitaan sponsoreita. Ajattelin perustaa "voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen", olisiko se järkevää sponsoreiden saantia varten? (en usko että kukaan maksaa yksityiselle)
Kyllä ne jotkut voi maksaa yksityisellekkin. Mutta on tuo yhdistyshomma varmaan selkeämpi, joskin byrokraattisempi vaihtoehto.
Meinaatko hankkia sinne mitään ensiapusysteemiä? http://old.redcross.fi...
Varmaan riippuu tapahtuman koosta paljon kannattaako.
Ensiapuvastaava mulla on, vapaaehtoisena tulossa. Toki joudun järjestämään puitteet sille, mutta henkilö joka ottaa siitä vastuun on jo tiedossa..
|
| ^ |
Vastaa
Lainaa
|
|
Snacke
Erityinen tuki
4464 viestiä
|
#7 kirjoitettu
22.08.2012 22:48
Reenaa tällä
|
| ^ |
Vastaa
Lainaa
|
Ladataan
